LA REFORMA PROCESAL LABORAL EMPEZARÁ A REGIR EL PRÓXIMO 25 JULIO

Estamos a pocos días del pistoletazo de salida a la Reforma Procesal Laboral (RPL) y tanto el sector empresarial como las organizaciones gremiales llevan meses preparándose para entrar a la cancha bajo las nuevas reglas del juego; a partir del próximo 25 de julio nadie podrá alegar desconocimiento de los cambios al Código de Trabajo.

El artículo 11 de la RLP le otorgó al país un plazo de 18 meses, contado a partir del 25 de enero 2016, para ajustarse a las nuevas exigencias que serán de acatamiento obligatorio para todos los actores de la escena laboral: sector público y privado.

En artículos anteriores publicados aquí en Catalejo Laboral me he referido a algunos de esos cambios que afectarán no solo las relaciones individuales entre patronos y trabajadores pero también aspectos en materia de derecho colectivo y procesal.

Hoy quiero compartir con ustedes algunas recomendaciones, más bien una guía en proceso de construcción, de cómo enfrentar los nuevos retos que se avecinan; la clave está en anticipar riesgos y prevenir contingencias.

1. Contratos de trabajo.Tener contratos individuales de trabajo firmados con cada trabajador. ¿Por qué? Además de ser una obligación patronal regulada en el artículo 24 del Código de Trabajo, la RPL exige al empleador presentar como prueba ante una demanda laboral, entre otros,  los siguientes puntos:

Fecha de inicio de la relación

Antigüedad laboral

Puesto o cargo desempeñado y las características de las labores ejecutadas

Clase y duración de la jornada de trabajo

2. Boletas de salario.Hacer entrega a cada trabajador de las boletas de pago de salario. Estos documentos deben incluir un detalle desmenuzado de los rubros que se están cancelando:

Salario ordinario

Monto por horas extra

Pago por comisiones

Incentivos, bonificaciones y demás pluses adicionales

Días feriados o de descanso laborados

Licencias y subsidios por incapacidad

3. Comprobantes de pago y disfrute.Llevar al día las acciones de personal o documentos que demuestren claramente el pago y disfrute de los derechos laborales, tales como: periodos anuales de vacaciones, días feriados y aguinaldo.
4. Manual de políticas internas. Revisar y actualizar las políticas y procedimientos laborales con el fin de verificar que no existan disposiciones que puedan calificar como prácticas discriminatorias.

Es frecuente que para justificar una falta laboral o incluso hasta un despido se haga referencia al incumplimiento de una política o procedimiento interno; en estos casos si el patrono es demandado estará en la obligación de aportar al expediente esa documentación.

Con base en el artículo 476 y siguientes de la RPL, Régimen Probatorio, el juez puede hacer la prevención al patrono para que aporte un ejemplar de la normativa interna que sea necesaria para resolver la demanda; en caso de no presentarla se podría tomar como un comportamiento “malicioso” y un “acto de deslealtad procesal”

5. Protocolo de prevención de acoso y discriminación. Tener implementada la política y procedimiento de prevención, denuncia e investigación de acosos sexual de conformidad con la ley número 7476.

Recomiendo incluir en dicha normativa, además de acoso sexual, los pasos a seguir para la tramitación de los casos de hostigamiento laboral y discriminación en general.

La RPL contiene una regulación específica sobre el tema de la discriminación, artículos del 404 al 410, e incluso establece un procedimiento especial en vía rápida para resolver las demandas que se presenten frente a un juez (artículo 540 y siguientes).  Contar con un protocolo de prevención será de gran ayuda.

6. Descripción y manuales de puestos. Revisar y actualizar esta información de manera que los requisitos que se solicitan para ocupar un cargo así como las principales obligaciones del puesto estén claramente establecidos. 
7. Reclutamiento.Revisar el procedimiento, la información que se incluye en las  solicitudes de empleo y demás documentos relacionados con las actividades de reclutamiento y selección. Hay que tener presente que la prohibición de discriminar cubre esta etapa previa a la formalización de los contratos de trabajo.  
8. Amonestaciones y despidos. Hoy más que nunca es importantísimo cuidar la redacción y el contenido de las cartas de amonestaciones y de despido.

La carga de la prueba recae sobre el patrono, por lo que en caso de enfrentar algún reclamo se deben aportar los documentos que justifiquen las decisiones tomadas.

En cuanto al despido, la RPL establece cambios importantes como la obligación de hacer entrega de la carta al trabajador e incluir una descripción puntual, detallada y clara de los hechos que fundamentan esta decisión.

Si la carta de despido tiene errores es omisa o está  incompleta puede poner al patrono en graves aprietos aunque el procedimiento disciplinario se haya seguido correctamente.

9. Capacitación.Todos aquellos trabajadores que tengan un puesto de mando en la empresa o de liderazgo, incluyendo mandos medios, deben tener conocimiento de los cambios que trae la RPL.  Tener la documentación actualizada y en orden es solo un paso que debe ir acompañado de una efectiva capacitación al personal, sobretodo a quienes califiquen como representantes patronales.

En muchos casos hay incumplimientos patronales que se originan en desconocimiento sin que exista intención de infringir la ley.  Si los cambios que trae la RPL no se comunican adecuadamente las acciones de prevención serán insuficientes.  

10.  Atención pronta y oportuna. No hay mejor forma de prevenir problemas laborales que atender oportunamente los conflictos que se presenten en el desarrollo de las actividades diarias en la empresa.

Las empresas deben mantener políticas de puertas abiertas de manera que los asuntos que puedan generar dolores de cabeza sean atendidos a tiempo. La disconformidad de unos cuantos trabajadores puede originar un conflicto colectivo mayor en muy poco tiempo. 

Más adelante estaré ampliando sobre estas y otras recomendaciones, y ahondando sobre los aspectos que he criticado y critico de la Reforma Procesal Laboral.